Meubelbedrijf Maxfurn over digitale transitie: Verandermanagement is de sleutel

Net toen meubelleverancier Maxfurn zich opmaakte voor een digitale transitie, kwam logistiek directeur Hans van Dooren in contact met de adviseurs van Logistiek Digitaal. Die wezen hem op de Masterclass Verandermanagement Digitalisering in de Logistiek. Samen met zijn collega Roy van den Boogaard, die op de productiefaciliteiten in Roemenië het digitaliseringsproces leidt, schreef hij zich in. “De masterclass heeft ons echt geholpen om veranderingen beter te begeleiden en mensen vanaf het begin aan boord te krijgen.”

In de meubelbranche is Maxfurn een gevestigde naam, al zullen consumenten de naam niet direct herkennen. Het bedrijf is toeleverancier van woonwinkels in de Benelux en biedt een breed assortiment van banken, stoelen, tafels, kasten en andere meubels. De volledige collectie wordt in eigen huis ontwikkeld en voor het overgrote deel geproduceerd in de eigen fabriek in Roemenië. Het andere deel van het aanbod wordt ingekocht bij zorgvuldig geselecteerde meubelfabrikanten in China. Daar heeft Maxfurn een eigen kantoor met een team van kwaliteitscontroleurs. 

Twee jaar geleden zette Maxfurn een ambitieuze internationale groeistrategie in gang. Hans van Dooren, die eerder al voor het bedrijf actief was, werd aangetrokken om de bijbehorende logistieke infrastructuur op te bouwen. “In Roemenië realiseren we een nieuw Distributie Centrum dat de volledige Europese markt moet gaan bedienen. Naast ons centrale distributiecentrum in Uden, van waaruit we de Benelux beleveren, hebben we logistieke hubs opgezet in Italië, het Verenigd Koninkrijk en Ierland. Ook ons netwerk van logistieke dienstverleners is flink uitgebreid. En waar we eerder alles via Rotterdam afhandelden, maken we nu gebruik van meerdere Europese zeehavens.”

Het artikel gaat verder onder de afbeelding.

Hans van Dooren en Roy van den Boogaard van Meubelbedrijf Maxfurn

Van fysiek planbord naar modern TMS

Een belangrijke prestatie-indicator voor Van Dooren als director of logistics, is dat de hele supply chain van Maxfurn zo efficiënt mogelijk verloopt, rekening houdend met de specifieke wensen van de klant. Met het bestaande IT-landschap wordt dat steeds lastiger, merkt hij: “We werken met een zelfontwikkeld ERP-systeem dat de sterke groei van ons bedrijf nauwelijks nog kan bijbenen. Het biedt ook een veel te beperkte functionaliteit voor onze uitdijende transport en warehouse activiteiten.”  

De transportplanners van Maxfurn maken hun planningen nog veelal op fysieke planborden. “Nu het logistiek netwerk van hubs en logistieke dienstverleners omvangrijker en complexer wordt, is dat niet meer te doen. Het is onmogelijk om al die logistieke stromen op elkaar af te stemmen en tegelijkertijd de logistieke capaciteit zo goed mogelijk te benutten. Het huidige ERP-systeem is ook niet meer in staat dit administratief nog netjes te ondersteunen. Dat leidt tot allerlei arbeidsintensieve work-arounds en het is ook foutgevoelig. 

Het was duidelijk dat om de groeiambities waar te kunnen maken, er een upgrade van het IT-landschap plaats moest vinden. “We hebben hiervoor een digitaliseringsstrategie geformuleerd waarin we de ontwikkeling van verschillende IT-endpoints hebben vastgelegd, waaronder een TMS en een WMS. De implementatie van het TMS is inmiddels gestart en voor het nieuwe WMS zijn de onderhandelingen gaande. De implementatie zal plaatsvinden parallel aan de ingebruikname van het nieuwe DC in Roemenië.”

“Deze masterclass heeft ons echt geholpen om veranderingen beter te begeleiden en om mensen vanaf het begin aan boord te krijgen. En dat is misschien wel de belangrijkste succesfactor bij digitalisering.”

Mensen bij vernieuwingsproces betrekken 

Van Dooren zit al 35 jaar in het vak en weet uit ervaring dat de invoering van nieuwe systemen pas slaagt als mensen erin meegaan. “Als je medewerkers niet meeneemt in het hoe en waarom van een nieuw softwarepakket, ontstaat er weerstand. Dat geldt des te meer in onze fabriek in Roemenië, waar de bedrijfscultuur heel anders is. Daar spreken mensen op de werkvloer niet snel hun twijfels uit, terwijl zij juist wel over de kennis beschikken om er een succes van te maken. Voor mijn collega Roy van de Boogaard, die daar de digitaliseringsprojecten coördineert, betekent dat hij extra zijn best moet doen om mensen bij de vernieuwingsprocessen te betrekken.” 

Toen kwam het moment waarop Van Dooren over de Masterclass Verandermanagement Digitalisering in de Logistiek hoorde. “Ik had al een paar keer contact gehad met twee adviseurs van Logistiek Digitaal: Anneloes van Klaveren en Rick Reijersen van Buuren. Zij wezen mij op de mogelijkheid om de masterclass van Logistiek Digitaal te volgen, om Digi-Coach te worden. Dit kwam als geroepen en sloot precies aan bij de behoefte die mijn collega en ik op dat moment voelden.” Ze schreven zich samen in voor de serie in april en hebben deze inmiddels succesvol afgerond.

Rollenspel en kleurprofiel 

“We hebben er echt ontzettend veel aan gehad,” zegt Van Dooren. “Een van de krachtigste manieren om mensen op de werkvloer bij een verandering te betrekken is door participatie: ze vanaf het begin laten meedenken. In de masterclass leer je hoe je dat doet, bijvoorbeeld via een brown paper-sessie. Daarmee breng je samen met mensen van verschillende afdelingen de processen in kaart. Medewerkers zien dan zelf waar de knelpunten zitten en benoemen die ook. Als je vervolgens samen tot de conclusie komt dat een nieuw WMS of TMS die knelpunten gaat verhelpen, dan heb je automatisch draagvlak.”

Ook de aandacht voor competentiemanagement, het gebruik van kleurprofielen en de praktijksimulaties waren waardevol. “Tijdens de rollenspellen werd bijvoorbeeld een gesprek gesimuleerd met een ‘knorrige’ vrachtwagenchauffeur die zich fel verzette tegen de invoering van boordcomputers. Op zo’n moment merk je hoe belangrijk het is om je aanpak af te stemmen op het type persoon dat voor je zit. Voor mijn collega was dit ook heel nuttig. Die kreeg handvatten om medewerkers die zich afwachtend opstellen, te stimuleren tot eigen initiatief en kritisch naar hun eigen processen te kijken.” 

Verfrissende ideeën door diversiteit 

Wat Van Dooren ook positief verraste tijdens de masterclass, was de diverse samenstelling van de groep. “Behalve senior managers zoals ikzelf, zaten er ook jongere managers in de masterclass die, net als mijn collega Roy, midden in de operatie staan. Die diversiteit aan leeftijd en ervaring leverde interessante discussies op. Jonge mensen kijken vaak anders naar problemen dan ervaren krachten, en dat werkte heel verfrissend. Het zet je aan het denken over de verschillende manieren waarop je een probleem kunt benaderen.” 

Digitaliseringstrategie is nodig 

Van Dooren kan de masterclass van harte aanbevelen, zowel aan directieleden en senior managers, als aan leidinggevenden in het middenkader. “Misschien was het voor mijn collega nog wel waardevoller dan voor mij, omdat hij dagelijks tussen de mensen staat in Roemenië. Verder maakt het niet zoveel uit in welke volwassenheidsfase je zit als bedrijf of als individu, de masterclass is altijd nuttig. In ons geval hadden we al een digitaliseringsstrategie - en die moet je als bedrijf ook echt hebben - maar ook als we die niet hadden gehad zou de masterclass nuttig zijn geweest. Sterker nog: in de opleiding krijg je tips voor hoe zo’n strategie op te zetten.”

Vertrouwen in de toekomst 

Dankzij de opgedane kennis en vaardigheden kijken Van Dooren en zijn collega met vertrouwen naar de digitale transitie die Maxfurn doormaakt. “Deze masterclass heeft ons echt geholpen om veranderingen beter te begeleiden en om mensen vanaf het begin aan boord te krijgen. En dat is misschien wel de belangrijkste succesfactor bij digitalisering.”

Ook aan de slag met verandermanagement in jouw organisatie?

Wil je als logistiek professional beter voorbereid zijn op digitaliseringsprojecten binnen jouw organisatie? De Masterclass Verandermanagement Digitalisering in de Logistiek biedt praktische tools, persoonlijke reflectie en direct toepasbare methoden. Meer informatie en hoe je je inschrijft vind je hier.