We moeten datagedreven werken, luidt het credo. Maar waarom eigenlijk? Menno Lambooij, voorzitter van DALTI en dataspecialist, legt uit waarom ondernemers en managers in logistieke ketens steeds minder kunnen vertrouwen op hun onderbuikgevoel en waarom een datagedreven aanpak veel discipline vergt. “Je hoeft je onderbuikgevoel niet te negeren, maar het is wel fijn als je dat kunt onderbouwen met data.”
Menno Lambooij
Dataspecialist en voorzitter van DALTI
Uit onderzoek van Markteffect in opdracht van Logistiek Digitaal blijkt dat 22 procent van de 600 ondervraagde logistieke bedrijven zijn bedrijfsdata niet of nauwelijks analyseert. Dat baart Menno Lambooij zorgen. Hij is een vurig pleitbezorger van datagedreven werken. “Als ondernemer moet je weten waar je geld verdient en waar je geld verliest. Op dat vlak is in de logistiek nog veel te winnen. Veel ondernemers sturen nog altijd op hun onderbuikgevoel. Zeker in het midden- en kleinbedrijf.”
Lambooij werkt sinds jaar en dag op het snijvlak van logistiek en IT en heeft tientallen logistiek dienstverleners geadviseerd over het gebruik van data. Op dit moment is hij voorzitter van DALTI, de branchevereniging van ICT-leveranciers in transport en logistiek. “Met name in transport zijn de marges klein. Je hoeft maar één slechte maand te hebben en alle seinen staan op rood. Dan moet je als ondernemer snel de vinger op de zere plek kunnen leggen. Een datagedreven aanpak maakt dat mogelijk.”
Onderbouwen met data
In principe hoeft met het onderbuikgevoel van ondernemers niet zoveel mis te zijn. “Sterker nog, ik heb in al die jaren veel ondernemers ontmoet die een heel goed onderbuikgevoel hadden. Met hun beslissingen hadden ze het meestal bij het rechte eind”, geeft Lambooij toe. “Alleen kun je in deze tijd niet uitsluitend meer op je onderbuikgevoel vertrouwen. Zeker als je bedrijf ook nog eens groeit. Dan moet je snel kunnen analyseren hoe je bedrijf ervoor staat.”
“Je moet je onderbuikgevoel beslist niet negeren, maar het is wel fijn als je dat kunt onderbouwen met data.”
Menno Lambooij
Lambooij wijst op de toenemende complexiteit in het bedrijfsleven. De onzekerheid en onvoorspelbaarheid in de economie zijn groot. “Daarnaast hebben klanten steeds hogere verwachtingen en stellen ze steeds meer eisen. Overheden komen met steeds meer wet- en regelgeving, denk bijvoorbeeld aan de zero-emissiezones en de vrachtwagenheffing. Tegelijkertijd schieten de brandstofprijzen omhoog en omlaag. Zonder inzicht in data kun je als ondernemer simpelweg niet meer monitoren hoe de bedrijfsvoering ervoor staat."
Datagedreven werken vereist discipline
Lambooij stelt dat niet de technologie, maar de gebruikers ervan de grootste belemmering vormen. De technologie maakt het volgens hem mogelijk om data te verzamelen en te delen, maar in de praktijk blijkt vaak dat die data onvolledig of onjuist is. De oorzaak is meestal een gebrek aan discipline. “De medewerkers in de operatie zijn meester in het verzinnen van workarounds en geitenpaadjes. Dat helpt hen misschien in hun dagelijks werk, maar kan een datagedreven bedrijfsvoering in de weg staan”, weet Lambooij.
Als voorbeeld noemt hij het handmatig verwerken van orders. Medewerkers weten precies hoe klanten gefactureerd worden en vullen alleen de data in die daarvoor nodig is. “Als de ene klant gefactureerd wordt op het aantal laadmeters, vullen ze alleen het aantal laadmeters in. Als voor de andere klant een kilometertarief wordt gehanteerd, zetten ze alleen het aantal kilometers in het systeem. Met als gevolg dat misschien maar de helft van de datavelden zijn gevuld. Als je dan later de beladingsgraad wilt analyseren, ontstaat een verkeerd beeld omdat bij de helft van de orders het aantal laadmeters ontbreekt.”
Terugkoppelen naar chauffeurs
Ook chauffeurs hebben invloed op de datakwaliteit. Als zij zaken zoals wachttijden niet correct invullen, heeft het weinig zin om die data te analyseren. “Bepalend is de wijze waarop bedrijven met die chauffeurs en met die data omgaan. Vaak overheerst onder chauffeurs het gevoel dat met die data toch niets wordt gedaan”, ervaart Lambooij. “Ook bij incorrecte of onvolledige data is het belangrijk snel terugkoppeling richting chauffeurs te geven, en niet pas twee weken later als de chauffeur die hele rit is vergeten. Als dat niet goed gebeurt, is dat onderwerp van gesprek in de kantine. Met als gevolg dat een negatieve sfeer ontstaat en chauffeurs nog onzorgvuldiger met data omgaan.”
De versnippering in het IT-landschap kan een andere oorzaak van gebrekkige datakwaliteit zijn. Transportbedrijven zien dat steeds meer opdrachtgevers een transportplatform gebruiken, en lang niet allemaal dezelfde. Dat betekent dat ook transportbedrijven zelf moeten aansluiten op die platformen. “Ook intern is sprake van versnippering. De gegevens van chauffeurs worden niet alleen bijgehouden in het systeem van personeelszaken, maar ook in het TMS, in het boordcomputersysteem en in het systeem dat tachograafdata verwerkt. De gegevens in al die systemen zijn lang niet altijd consistent. Het is beter om één systeem leidend te maken en dat vervolgens te synchroniseren met de andere systemen.”
Automatisch orderdata inlezen
Digitalisering kan helpen om het probleem van onvolledige of incorrecte data te ondervangen. Door het TMS te koppelen aan de systemen van opdrachtgevers - bijvoorbeeld met hulp van open standaarden zoals het Open Trip Model (OTM) - worden alle datavelden automatisch gevuld. Dat is ook het geval als een AI-tool alle orderdata uit de mailbox automatisch in het TMS zet. “Dat levert betrouwbaardere en completere data op”, stelt Lambooij. “Maar ook dat vraagt om discipline. Ik ken een bedrijf waar zo’n AI-tool alleen voor een paar klanten draaide. Tot het moment dat een jonge gast ermee aan de slag ging en die tool ook voor alle andere klanten instelde. Dat zien we vaker: oudere medewerkers die vasthouden aan ingesleten gewoontes, terwijl jongere medewerkers nieuwe technologieën sneller oppakken.”
Voorwaarde voor het automatisch verwerken van orderdata is dat opdrachtgevers die data daadwerkelijk aanleveren. “Vervoerders in de sierteeltsector krijgen soms niet meer dan een tabelletje met adrescodes, aantallen en type ladingdragers, meer niet. Dan moet zo’n vervoerder zelf allerlei logica toevoegen om de orders correct in het TMS te krijgen”, weet Lambooij. “Vaak vertellen ze erbij dat daar hun opdrachtgevers niet over te praten valt. Maar als je met ze in gesprek gaat en uitlegt wat het probleem is, zijn opdrachtgevers best bereid om meer data aan te leveren. Zeker als je uitlegt hoe het gebruik van standaarden dat gemakkelijker maakt.”
Vertrouwen op het dashboard
Lambooij adviseert bedrijven om een dashboard op te zetten met enkele KPI’s die voor de bedrijfsvoering relevant zijn. Voor de ene ondernemer is dat de kostprijs per uur, voor de andere de kostprijs per levering. Het dashboard van een planner moet weer andere zaken laten zien: Welk voertuig heeft als eerste aandacht nodig? Wat is de gemiddelde wachttijd per klant? In het ideale geval kun je op de KPI’s doorklikken om de onderliggende data te analyseren.
Zo’n dashboard kan alleen maar goed functioneren als de gebruikers erop kunnen vertrouwen dat de getoonde cijfers kloppen. Dat laatste klinkt eenvoudig, maar daar moet je echt je best voor doen. Lambooij: “Als je merkt dat de cijfers niet kloppen, moet je meteen ingrijpen. Misschien heeft iemand een fout gemaakt bij het invoeren van orders of misschien zijn nog niet alle vrachtbrieven verwerkt. Ingrijpen is nodig om ervoor te zorgen dat de KPI’s de volgende keer wel kloppen. Wie dat adequaat doet, is slim met data bezig.”
Data aan het werk zetten
Lambooij is en blijft een pleitbezorger van digitalisering. Inzet van nieuwe technologieën maakt het gemakkelijker om data te delen, te ontsluiten, te analyseren en te vertalen in concrete inzichten. “Neem de snelle ontwikkelingen op het gebied van AI. Het is fascinerend om te zien wat we daarmee kunnen”, weet Lambooij. “Waar het nu om gaat, is dat bedrijven daadwerkelijk die stap vooruit durven te maken en hun data aan het werk zetten.”
Aan de slag met datagedreven werken?
Ontdek welke stap past bij jouw bedrijf. Bekijk onze stappen om datagedreven te werken en ga aan de slag met praktische informatie en hulpmiddelen.
Ontdek hoe jouw bedrijf een eerste stap kan zetten. Een adviseur van Logistiek Digitaal denkt gratis en vrijblijvend met je mee.
Is jouw bedrijf al Digital Ready?
Meer weten over Logistiek Digitaal en hoe wij jouw bedrijf gratis helpen digitaler te worden? Maak dan een afspraak.