Ligt op jouw bureau een berg van papieren vrachtbrieven, pakbonnen en facturen? Wil je sneller, eenvoudiger en milieubewuster werken? Dan is het tijd om je logistieke processen papierloos te maken. Maar waar begin je? In dit artikel geven we jou een aantal tips om de overstap naar een papierloze logistieke processen mogelijk te maken.
Waarom papierloos werken?
Voordat we de tips benoemen, is het goed om stil te staan bij de voordelen van papierloos werken:
- Efficiënter werken: Je kunt digitaal informatie sneller vinden en delen
- Betere klantenservice: Je kunt met digitale informatie sneller reageren op de vragen van klanten
- Kostenbesparing: Door papierloos te werken geef je minder geld uit aan papier, inkt en fysieke opslagruimte
- Minder fouten: Geen fysieke documenten zorgt ervoor dat er minder informatie kwijt raakt en informatie handmatig wordt overgedragen waarbij de kans op vergissingen van mensen groter is
- Duurzamer: Het is beter voor het milieu om minder papier te gebruiken
7 tips om papierloos te gaan in je logistieke processen
- Maak intern de overstap naar digitale documenten
Begin met het digitaliseren van al je logistieke documenten. Je kunt hiervoor cloudopslag gebruiken om belangrijke bestanden veilig op te slaan en gemakkelijk te delen anderen. Dit maakt de samenwerking eenvoudiger en stelt je medewerkers daarnaast ook in staat om op andere locaties te werken. Maak de documenten digitaal door fysieke documenten in te scannen, informatie digitaal te houden door simpelweg niet te printen en door alternatieve werkwijze met technologie te kiezen.
- Werk digitaal samen met externe partijen
Bespreek de mogelijkheden met externe partijen zoals klanten en leveranciers voor papierloos werken. Vraag bijvoorbeeld hen voortaan met jullie softwaresysteem informatie uit te wisselen, een klantenportaal te gebruiken of de documenten digitaal te versturen.
- Gebruik elektronische handtekeningen
Vervang de traditionele papieren handtekeningen door elektronische handtekeningen. Tools zoals DocuSign helpen je bij het digitaal en rechtsgeldig ondertekenen van documenten. Dit bespaart tijd en vermindert het risico op verloren of vergeten documenten.
- Implementeer een ERP-systeem
Een goed werkende softwaresyteem zoals een Enterprise Resource Planning (ERP) is de basis voor een efficiënte bedrijfsvoering. Dit systeem is een centrale informatiebron voor het basisproces van ieder bedrijf; van order tot factuur. Met deze software kan informatie gemakkelijk worden gedeeld tussen verschillende afdelingen. Door je bedrijfsprocessen te automatiseren, kun je de productiviteit verhogen terwijl de operationele kosten worden verlaagd.
- Maak gebruik van barcodesystemen
Door het gebruik van barcodesystemen en software in een magazijn, kun je goederen realtime volgen en je voorraadbeheer optimaliseren. Deze technologie zorgt voor een nauwkeurige registratie van verzendingen zonder dat er papieren nodig zijn.
- Voorzie je team van mobiele apps
Geef je medewerkers toegang tot mobiele apps voor het bijhouden van informatie tijdens hun werkzaamheden. Bijvoorbeeld voor het bijhouden leveringstatussen, informatie over de routeplanning en algemene communicatie. Dit verbetert de traceerbaarheid van zendingen en de samenwerking tussen je medewerkers.
- Stap over op elektronische facturatie
Met elektronische facturatie wordt het verzenden en ontvangen van facturen veel efficiënter. Allereerst kun je facturen digitaal als bijlage van een e-mail versturen, maar facturatie is ook mogelijk via softwarekoppelingen met standaard berichten. Dit vermindert vertragingen en fouten die vaak gepaard gaan met handmatige factureringsprocessen. Al met al leidt dit tot een verbeterde cashflow.
- Investeer in digitale vaardigheden van medewerkers
Het succes van digitalisering hangt af van de vaardigheden van jou en je collega’s. Zorg ervoor dat er voldoende tijd wordt vrijgemaakt voor training, zodat medewerkers goed leren omgaan met nieuwe digitale oplossingen. Betrek hen bij de overgang naar papierloos werken en moedig ze aan om feedback te geven. Zo weet jij waar je medewerkers tegenaan lopen, ontstaan er nieuwe ideeën tot verbetering en zorg je voor een soepele overgang.
Uitdagingen en oplossingen
De overstap naar papierloos werken kan best uitdagend zijn. Sommige klanten of ketenpartners werken namelijk misschien nog niet digitaal. De oplossing hiervoor is een hybride aanpak: digitaal waar mogelijk, papier waar nodig. Start met de processen waar je het meeste invloed hebt, namelijk de interne. En ga vervolgens verder met een papierloze samenwerking met logistieke ketenpartners. Wees bovendien voorbereid op enige weerstand bij medewerkers die gewend zijn aan traditionele processen. Het betrekken van je team in het proces is daarom erg belangrijk. Dit kan helpen om deze obstakels te overwinnen.
