Het is slim om voortdurend te zoeken naar manieren om processen te optimaliseren. Robotic Process Automation (RPA) is een voorbeeld van een goede oplossing. Deze technologie automatiseert repetitieve taken, waardoor menselijke fouten worden verminderd en de efficiëntie aanzienlijk toeneemt.
Wat is Robotic Process Automation (RPA) en hoe werkt het?
Anders dan de naam misschien doet vermoeden, maakt RPA geen gebruik van fysieke robots. In plaats daarvan is RPA software die menselijke acties nabootsen en zo gestructureerde en regelgebaseerde taken kan uitvoeren. Ze zijn bijzonder effectief bij het automatiseren van taken die repeterend en regelmatig zijn, gebaseerd zijn op duidelijke regels, en gebruik maken van gestructureerde gegevens. Maar let op, want daar ligt ook direct de uitdaging. Wanneer de structuur ontbreekt en de datakwaliteit slecht is, kan RPA de taak niet succesvol uitvoeren.
Deze 'digitale RPA werknemers' kunnen 24/7 opereren, waardoor de productiviteit stijgt en de medewerkers zich kunnen richten op meer waardevolle activiteiten waarvoor menselijke vaardigheden nodig zijn. Denk hierbij aan meer strategische, creatieve en klantgerichte activiteiten.
RPA zorgt ervoor dat bedrijven in staat zijn routinematige taken te automatiseren, gegevens tussen verschillende applicaties en systemen automatisch te verwerken, en complexe werkwijzes te vereenvoudigen zonder de onderliggende ICT-infrastructuur te wijzigen.
Praktische voorbeelden van RPA in de logistiek
Orderverwerking
RPA kan orders automatisch uit verschillende bronnen uitlezen, valideren en invoeren in een ordermanagement systeem. Zoals e-mail met bijlagen in PDF die altijd dezelfde opmaak hebben. Dit versnelt het proces en vermindert fouten die erbij komen kijken wanneer dit handmatig wordt ingevoerd.
Voorraadbeheer
RPA kan voorraadniveaus monitoren, automatisch bestellingen plaatsen bij leveranciers en rapporten genereren over voorraadrotatie. Of het kan automatisch een e-mail sturen naar de warehousemanager wanneer de voorraad onder het veiligheidsniveau dreigt te raken.
Facturering en boekhouding
RPA kan facturen automatisch verwerken, betalingen bijhouden en ook financiële rapporten opmaken. Dit zorgt ervoor dat de boekhouding een stuk gemakkelijker wordt, mits de informatie digitaal en foutloos beschikbaar is.
Transportplanning
RPA kan met beschikbare informatie optimale routes berekenen, chauffeurs toewijzen aan ritten en real-time updates verstrekken over leveringsstatussen.
Voordelen van RPA voor logistieke processen
- Kostenreductie: Door automatisering van routinetaken worden de operationele kosten verlaagd.
- Verhoogde nauwkeurigheid: Door RPA kunnen menselijke fouten worden uitgesloten in de data-invoer en -verwerking.
- Schaalbaarheid: RPA kan eenvoudig worden opgeschaald om pieken in de vraag op te vangen indien dit nodig is.
- Continuïteit: RPA kan 24/7 processen zelfstandig uitvoeren.
- Verbeterde klanttevredenheid: Snellere en nauwkeurigere orderverwerking leidt tot meer tevreden klanten.
- Datagestuurde besluiten: RPA genereert nauwkeurige data. Dit leidt dan weer tot betere besluitvorming.
Implementatie van RPA
Het proces begint met het identificeren van taken en processen binnen de organisatie die geschikt zijn voor automatisering. Dit zijn vaak repetitieve en regelgebaseerde activiteiten die veel tijd vergen en vatbaar zijn voor menselijke fouten.
Nadat je deze processen in kaart hebt gebracht, is het verstandig om te starten met een pilot-project. Dit biedt de mogelijkheid om op kleine schaal de waarde van RPA te testen, fouten te herstellen en te kijken wat de impact ervan is op jouw logistieke processen. Daarnaast kan een succesvolle pilot helpen om draagvlak te creëren en de voordelen van RPA aan te tonen aan alle betrokken medewerkers.
Het is belangrijk om medewerkers actief te betrekken bij de implementatie. RPA is geen vervanging voor menselijke arbeid, maar een aanvulling die medewerkers helpt zodat zij zich kunnen concentreren op taken die andere kwaliteiten vereisen. Door hen op te leiden en voor te bereiden op de samenwerking met de RPA-technologie, kan de weerstand tegen verandering verminderd worden en is de kans op een soepele integratie groter.
Als laatste speelt de keuze van een betrouwbare RPA-leverancier een belangrijke rol. Deze leverancier moet over de juiste technische expertise beschikken en begrijpen hoe RPA kan worden afgestemd op de specifieke behoeften en doelstellingen van jouw bedrijf.
Uitdagingen bij het gebruik van RPA
De grootste kracht van RPA brengt ook direct een uitdaging met zich mee. RPA is namelijk geschikt voor taken die repeterend en regelmatig zijn, gebaseerd op duidelijke regels en heeft gestructureerde gegevens nodig. Wanneer de taken te complex of te veel uitzonderingen op de regel kennen, is de kans op succesvol automatiseren met RPA erg klein. Ook vereist RPA fouteloze en kwalitatieve data. Wanneer een RPA grote hoeveelheden foute data verwerkt, kunnen de negatieve gevolgen enorm zijn voor het bedrijf. Denk aan onjuiste orders, facturen en bedragen die verkeerd worden uitgelezen of voorraden die niet kloppen.
Standaardisatie en datakwaliteit
Maar het betekent niet dat je zulke taken nooit kunt automatiseren. Je zult alleen eerst de taken geschikt moeten maken voor een RPA; oftewel standaardiseren én de datakwaliteit verhogen. Zo kun je aanpassingen doen in je huidige software, zodat data wel gestructureerd vastgelegd wordt. Of afspraken maken met je leverancier, zodat zij informatie altijd in hetzelfde formaat aan jullie versturen.
Foutrapportages
Een andere optie om toch ongestructureerde taken met RPA uit te voeren, is ze te voorzien van foutrapportages. Je automatiseert dan een taak die maar enkele keren een uitzondering op de regel kent. Dan is een groot gedeelte van de taken toch geautomatiseerd en produceert de RPA ook een rapport met de fouten. Zo verminder je tijd en werk en hoef je alleen de fouten handmatig op te lossen.
Beheer
Tot slot kun je RPA niet in je processen gebruiken, zonder ze te beheren. Vaak zie je in bedrijven een wildgroei aan RPA ontstaan, zodra de waarde ingezien wordt. Voorkom een onbeheersbare situatie door alle taken met RPA goed te documenteren, zodat je overzicht houdt en niet alleen de ontwikkelaar weet hoe het werkt. Wijs daarom een afdeling of collega aan die verantwoordelijk is. En ga kritisch om met RPA, door alleen de taken te automatiseren die geschikt zijn en niet op een eenvoudigere, technisch betere of toekomsbestendige manier opgelost kunnen worden.
