Digitale middelen zijn een basisbehoefte voor ieder bedrijf. Af en toe een verandering en een digitaliseringsproject horen daarbij. In bedrijven is het dan ook onvermijdelijk dat er soms weerstand ontstaat bij collega’s tegen de veranderingen of de digitalisering. Deze weerstand kan het succes van een digitaliseringsproject ernstig belemmeren. Daarom is het goed te weten hoe je met weerstand om kunt gaan.
Begrijp de oorzaken van weerstand
De meeste mensen zijn van nature niet gek op veranderingen en er zijn slechts twee redenen waarom ze wel veranderen: intrinsieke motivatie of urgentie. Wanneer iemand zelf een goed idee heeft en enthousiast is om te veranderen, is er sprake van intrinsieke motivatie. Maar vaker komt het voor dat er een urgentie is om te veranderen, zoals een crisis of noodzaak. Denk bijvoorbeeld aan iemand die nooit gemotiveerd was om gezonder te leven, maar na een fysieke tegenslag wel. Daarnaast is het belangrijk om te weten dat mensen van nature wel wíllen veranderen, maar niet veranderd willen worden door iemand anders.
Weerstand tegen verandering komt vaak voort uit onzekerheid of angst, maar uiten dit op verschillende manieren. Medewerkers kunnen zich bijvoorbeeld zorgen maken over hun baan, nieuwe vaardigheden die ze moeten leren, of veranderingen in hun dagelijkse werkroutine. Het is belangrijk om deze onderliggende oorzaken te begrijpen voordat je weerstand kunt voorkomen.
Communiceer duidelijk en herhaal
Open en duidelijke communicatie is essentieel om weerstand te verminderen. Het is daarom goed om al vroeg in het project uit te leggen waarom digitalisering noodzakelijk is voor het bedrijf en welke voordelen het zal opleveren. Je moet dit doen voor zowel de organisatie als ook voor de individuele medewerkers. Je kan hiervoor verschillende communicatiekanalen gebruiken en herhaal de boodschap regelmatig. Zo zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte is.
Betrek medewerkers bij het proces
Laat medewerkers meedenken over de implementatie van nieuwe digitale oplossingen. Hun inbreng geeft namelijk waardevolle inzichten en het zorgt er bovendien voor dat ze zich meer betrokken voelen bij het project. Dit kan je bijvoorbeeld doen door workshops te organiseren of door een feedbacksysteem op te zetten.
Manage verwachtingen
Het is belangrijk om altijd duidelijk te zijn over wat wél en niet mogelijk is in het project. Betrokken collega’s en communicatiemomenten zijn belangrijk, maar wees eerlijk zodat er geen verkeerde verwachtingen ontstaan. Een digitaliseringsproject is niet eenvoudig en niet alle problemen zijn in één keer opgelost. Verwachtingen die niet uit komen, zijn ook grote veroorzakers van weerstand.
Bied training en ondersteuning
Veel weerstand komt voort uit onzekerheid over nieuwe technologieën. Zorg daarom voor een uitgebreide training en doorlopende ondersteuning. Hierdoor kan je medewerkers vertrouwd maken met de nieuwe systemen. Ook kan je key-users of 'ambassadeurs' aanstellen binnen de verschillende afdelingen. Zodat er altijd een direct aanspreekpunt is voor de collega's.
Vier successen en mijlpalen
Vier overwinningen tijdens het digitaliseringsproces. Dit helpt om het momentum te behouden en laat medewerkers de positieve effecten van de verandering zien. Voor veel projecten is de livegang van het systeem een belangrijke mijlpaal, dus dit is bijvoorbeeld een ideale dag om te vieren. Deel ook succesverhalen van mensen of afdelingen die de nieuwe technologieën succesvol hebben geadopteerd.
Wees geduldig en flexibel
Verandering kost tijd. Haast is zelden goed en wees daarom ook bereid om je aanpak aan te passen als dat nodig is. Luister naar feedback van je collega’s en wees niet bang om je strategie bij te stellen als blijkt dat bepaalde aspecten niet werken zoals verwacht. Vaak staan digitaliseringsprojecten wel onder tijdsdruk vanwege kosten en een te halen livegang datum. Wees dan weer duidelijk in wat er tijdens het project wordt opgelost en wat op een lijst komt met acties na het project.
Identificeer en ondersteun ambassadeurs
Zoek binnen je organisatie naar medewerkers die enthousiast zijn over de digitalisering. Deze 'ambassadeurs' kunnen helpen om anderen te overtuigen en zijn een soort rolmodellen voor hun collega's. Het is handig om hun de middelen en het podium te geven zodat zij hun ervaringen kunnen delen.
Baanzekerheid
Wees eerlijk over hoe digitalisering de rollen binnen het bedrijf kan veranderen. Niet ieder digitaliseringsproject heeft baanverlies tot gevolg, maar creëren juist leuker of interessanter werk. Benadruk dat er mogelijkheden zijn voor omscholing en nieuwe carrièrepaden die kunnen ontstaan door het digitaliseringsproject. Dit kan de angst voor baanverlies verminderen en medewerkers motiveren om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen.
