Hoe gebruik je het RFI-template?

Een RFI (Request for Information) is bedoeld om gestructureerd informatie op te vragen bij potentiële softwareleveranciers. Het doel is om een eerste selectie te maken op basis van objectieve criteria, zodat je gericht verder kunt met een shortlist van geschikte partijen.

Heb je ons RFI-template nog niet? Download het template hier.

Op deze pagina vind je uitleg over de voorbereiding die je doet vóór het invullen van het RFI-template en uitleg over het Excel bestand zelf. Klik hier voor de uitleg over het template.

Doelstellingen formuleren

Bepaal allereerst de bedrijfsdoelstellingen: wat wil je bereiken, welke problemen wil je oplossen en welke functionaliteiten zijn gewenst? Dit doe je idealiter samen met een team. Beschrijf concreet wat je wilt realiseren en koppel daar meetbare KPI’s aan.

Informatie verzamelen

Verzamel per afdeling werk- en procesbeschrijvingen. Breng in kaart welke processen in welk systeem plaatsvinden. Visualiseer processen op papier of digitaal; een zogenaamde “Brownpapersessie” kan dit inzichtelijk maken.

Roadmap opstellen

Maak een roadmap met duidelijke “piketpaaltjes”: stel deadlines op waarbinnen elke fase afgerond moet zijn.

Benoem een projectleider

Wijs een projectleider aan binnen de organisatie die het project begeleidt en fungeert als aanspreekpunt tijdens de selectie en implementatie. Zorg ervoor dat deze persoon voldoende tijd krijgt voor het project. Meer tijd nemen leidt tot hogere kwaliteit.

Opstellen van een shortlist

Stuur het RFI-document uitsluitend naar de beoogde leveranciers. Beperk de shortlist tot maximaal drie leveranciers.

Communicatie en deadline

Communiceer open en eerlijk met de leveranciers. Vermeld expliciet de deadline voor het indienen van antwoorden, zodat leveranciers voldoende tijd hebben om een accuraat antwoord te formuleren.

Demo’s plannen

Afhankelijk van de wensen kun je demo’s laten uitvoeren door leveranciers. Doe dit echter alleen met partijen waar je een goed gevoel bij hebt en die aansluiten bij je wensen en doelen. Vraag specifiek om een klantgerichte demo, bij voorkeur met jouw eigen data.

Proof of Concept (PoC)

Een Proof of Concept (PoC) is een praktische test om te bewijzen dat een softwareaanpassing / inrichting technisch haalbaar is en daadwerkelijk werkt in de praktijk. Dit helpt om onzekerheden weg te nemen voordat je grote investeringen doet.

Uitleg RFI-template in Excel

Het RFI-template is bewust beschikbaar gesteld als Excel-bestand, zodat je het volledig kunt aanpassen op jouw situatie. De genoemde vragen, wensen en eisen voorbeelden ter inspiratie. Neem in het template je eigen wensen en eisen op en stel eigen vragen.

A. Bedrijfsinformatie en doelen

Introduceer je organisatie, de ambitie en de context van de RFI. Leg uit waarom je dit project start: wie ben je, wat doe je, wie zijn je klanten en wat wil je bereiken in de komende drie tot vijf jaar? Het delen van de missie en visie helpt hierbij. Geef daarnaast een gedetailleerde beschrijving van het project of het probleem dat je wilt oplossen, inclusief deadline en budget.

B. Wensen & eisen

Stel een vragenlijst op met specifieke vragen rondom de functionaliteiten van het pakket. Welke eisen stel jij, je team, organisatie, klanten en leveranciers aan het nieuwe pakket? Denk ook aan toekomstige wensen en beschrijf processen zowel zoals ze nu zijn als zoals je ze graag zou willen. Wees kritisch bij het classificeren van je wensen; gebruik hiervoor de MoSCoW-methode (zonder de ‘W’).

Beschrijf zowel de huidige (ist) als de gewenste (soll) functionaliteit van het pakket.

E. Investering: RFQ (Request for Quotation

Een Request for Quotation (RFQ) proces helpt bedrijven om beter geïnformeerde beslissingen te nemen en zorgt voor eerlijke concurrentie tussen leveranciers. In software is “appels met appels vergelijken” lastig vanwege verschillende verkoopmodellen. Vraag daarom altijd om een jarenberekening. Houd er rekening mee dat het eerste jaar doorgaans de hoogste kosten kent, door implementatie, training en inrichtingskosten.

Uitleg Hoe gebruik je het RFI-template?

Voordat je een RFI uitstuurt