Uitleg Hoe gebruik je het RFI-template?
Op deze pagina vind je een heldere uitleg bij ons RFI-template. (Versie oktober 2025)
Een Request For Information (RFI) is een proces waarbij informatie wordt uitgewisseld tussen een organisatie en potentiële leveranciers. Binnen dit proces verstrekt het bedrijf relevante gegevens aan de leverancier, die vervolgens terugkoppelt aan welke criteria en functionaliteiten de aangeboden software voldoet. Het uiteindelijke doel is om een voorselectie te maken van mogelijke nieuwe IT-partners.
Heb je ons RFI-template nog niet? Download het template hier.
Op deze pagina vind je uitleg over de voorbereiding die je doet vóór het invullen van het RFI-template en uitleg over het Excel bestand zelf. Klik hier voor de uitleg over de excel.
Voorbereiding
Doelstellingen formuleren
Bepaal allereerst de bedrijfsdoelstellingen: wat wil je bereiken, welke problemen wil je oplossen en welke functionaliteiten zijn gewenst? Dit doe je idealiter samen met een team. Beschrijf concreet wat je wilt realiseren en koppel daar meetbare KPI’s aan.
Informatie verzamelen
Verzamel per afdeling werk- en procesbeschrijvingen. Breng in kaart welke processen in welk systeem plaatsvinden. Visualiseer processen op papier of digitaal; een zogenaamde “Brownpapersessie” kan dit inzichtelijk maken.
Roadmap opstellen
Maak een roadmap met duidelijke “piketpaaltjes”: stel deadlines op waarbinnen elke fase afgerond moet zijn.
Benoem een projectleider
Wijs een projectleider aan binnen de organisatie die het project begeleidt en fungeert als aanspreekpunt tijdens de selectie en implementatie. Zorg ervoor dat deze persoon voldoende tijd krijgt voor het project. Meer tijd nemen leidt tot hogere kwaliteit.
Opstellen van een shortlist
Stuur het RFI-document uitsluitend naar de beoogde leveranciers. Beperk de shortlist tot maximaal drie leveranciers.
Communicatie en deadline
Communiceer open en eerlijk met de leveranciers. Vermeld expliciet de deadline voor het indienen van antwoorden, zodat leveranciers voldoende tijd hebben om een accuraat antwoord te formuleren.
Demo’s plannen
Afhankelijk van de wensen kun je demo’s laten uitvoeren door leveranciers. Doe dit echter alleen met partijen waar je een goed gevoel bij hebt en die aansluiten bij je wensen en doelen. Vraag specifiek om een klantgerichte demo, bij voorkeur met jouw eigen data.
Proof of Concept (PoC)
Een Proof of Concept (PoC) is een praktische test om te bewijzen dat een softwareaanpassing / inrichting technisch haalbaar is en daadwerkelijk werkt in de praktijk. Dit helpt om onzekerheden weg te nemen voordat je grote investeringen doet.
Uitleg RFI-template in Excel
A. Bedrijfsinformatie en doelen
Introduceer je organisatie, de ambitie en de context van de RFI. Leg uit waarom je dit project start: wie ben je, wat doe je, wie zijn je klanten en wat wil je bereiken in de komende drie tot vijf jaar? Het delen van de missie en visie helpt hierbij. Geef daarnaast een gedetailleerde beschrijving van het project of het probleem dat je wilt oplossen, inclusief deadline en budget.
B. Wensen & eisen
Stel een vragenlijst op met specifieke vragen rondom de functionaliteiten van het pakket. Welke eisen stel jij, je team, organisatie, klanten en leveranciers aan het nieuwe pakket? Denk ook aan toekomstige wensen en beschrijf processen zowel zoals ze nu zijn als zoals je ze graag zou willen. Wees kritisch bij het classificeren van je wensen; gebruik hiervoor de MoSCoW-methode (zonder de ‘W’).
Beschrijf zowel de huidige (ist) als de gewenste (soll) functionaliteit van het pakket.
C. IT-Landschap
Voeg relevante bijlagen toe, zoals foto’s, tekeningen of andere documenten die het verzoek verduidelijken. Denk aan een ICT-plattegrond of diagrammen van koppelingen tussen systemen en procesflows. Geef duidelijk aan wat binnen de scope valt: welke software en functionaliteit wil je bij de leverancier afnemen?
Tip: maak gebruik van 'Mijn Digitale Landschap', van TLN.
C. Integraties & koppelingen
Beschrijf grondig met welke partijen je integraties of technische koppelingen hebt gemaakt. Denk aan eigen software, klanten, leveranciers en logistieke partners. Vermeld wie het beheer voert, welke data wordt uitgewisseld, en via welke techniek (bijvoorbeeld CSV, FTP, XML, API). Controleer ook met welke versie het pakket gekoppeld is, om te voorkomen dat een nieuwe koppeling direct verouderd raakt door een update.
D. Informatie IT-leverancier
Stel gerichte vragen aan de leverancier: wie is het bedrijf? Vraag door wie er achter een salespersoon zit, zodat je weet met wie je écht zaken doet.
E. Investering: RFQ (Request for Quotation
Een Request for Quotation (RFQ) proces helpt bedrijven om beter geïnformeerde beslissingen te nemen en zorgt voor eerlijke concurrentie tussen leveranciers. In software is “appels met appels vergelijken” lastig vanwege verschillende verkoopmodellen. Vraag daarom altijd om een jarenberekening. Houd er rekening mee dat het eerste jaar doorgaans de hoogste kosten kent, door implementatie, training en inrichtingskosten.
F. Scorekaart
Een scorekaart biedt inzicht in hoe goed een leverancier scoort op jouw wensenlijst. Je kunt deze achterwege laten, maar dan ben je minder transparant richting de leveranciers.