De kosten en baten van een TMS
Als je een TMS overweegt, wil je weten wat het kost en wat het oplevert. Op deze pagina lees je hoe je dit in kaart brengt met de ROI Indicator, zodat je inzicht krijgt in de financiële en organisatorische impact en een onderbouwde businesscase opstelt.
De aanschaf van een TMS is geen kleine investering. Bedrijven die voor het eerst een offerte van een TMS-leverancier ontvangen, schrikken soms van de bedragen. Een deel van de kosten is eenmalig, een ander deel betaal je maandelijks of jaarlijks. Het is belangrijk om deze kosten altijd af te wegen tegen de baten van een TMS: wat levert het systeem je financieel en organisatorisch op? Daarbij moet je niet vergeten dat slechts een deel van die baten concreet in euro’s is uit te drukken. Juist de voordelen die voor jouw bedrijf het meest waardevol zijn, zoals beter inzicht in je operatie of een sterkere positie richting klanten, zijn vaak het lastigst te kwantificeren.
Return on Investment (ROI) berekenen
Voordat je de volgende stap zet in het selectieproces, wil je waarschijnlijk inzicht in wat een TMS je gaat kosten en opleveren. Wat is de businesscase? Bij het berekenen van de verwachte Return on Investment kijk je naar de volledige levensduur van het systeem, waarvoor meestal een periode van vijf tot acht jaar wordt aangehouden. De uitdaging in deze fase is dat je vaak nog geen concrete offertes van TMS-leveranciers hebt en dus zelf een realistische inschatting moet maken van de kosten en opbrengsten. In de ROI Indicator-tool geven we praktische handvatten om ook zonder offertes tot een onderbouwde eerste indicatie te komen.
De kosten van een TMS
Bij de aanschaf van een TMS betaal je voor de software, de implementatie, gebruikerstrainingen, support en onderhoud. Waar vroeger vaak eenmalige licentiekosten werden gerekend, hanteren de meeste TMS-leveranciers tegenwoordig een abonnementsmodel. De implementatiekosten bestaan grotendeels uit consultancy-uren voor het inrichten van de software, het overzetten van data en het realiseren van koppelingen. Hoe hoog deze kosten uitvallen, hangt sterk af van de complexiteit van jouw transportoperatie en van de mate waarin je bereid bent je processen aan te passen aan het TMS. In de ROI Indicator hebben we alle relevante kostenposten overzichtelijk opgenomen en voorzien van extra toelichting.
De baten van een TMS
Bedrijven die voor het eerst een TMS in gebruik nemen, merken dit vaak direct in hun administratieve processen. Medewerkers kunnen efficiënter werken, hoeven minder gegevens handmatig over te nemen en maken daardoor minder fouten. Ook binnen de transportoperatie zelf dalen de kosten, doordat planners meer inzicht krijgen, efficiëntere ritten kunnen plannen en minder spoedopdrachten hoeven in te zetten. Minder eenvoudig te kwantificeren zijn de strategische baten, zoals betere managementinformatie, datagedreven besluitvorming en een verminderde afhankelijkheid van specifieke kennis bij medewerkers. Juist deze voordelen dragen bij aan eentoekomstbestendige organisatie.
Gebruik van de ROI Indicator
De ROI Indicator is een Excel-tool waarmee je de financiële consequenties van een TMS inzichtelijk maakt. Dit kun je doen op basis van schattingen (in de orientatiefase) of op basis van offertes van TMS-leveranciers (in de selectiefase).
De tool bestaat uit twee invoerbladen en een dashboard. Op de invoerbladen vul je de kosten en baten in, in het dashboard zie je welke resultaten dit oplevert. Het ROI-kengetal laat zien wat over de volledige levensduur van het TMS de verwachte netto-opbrengst is als percentage van de totale investering. Daarnaast wordt inzichtelijk na hoeveel jaar de investering is terugverdiend.
Het dashboard bevat een grafiek die de ontwikkeling van de cashflow gedurende de looptijd van het TMS toont. Door te variëren met de ingevoerde bedragen krijg je gevoel voor de impact op de ROI. Omdat de kosten en baten gebaseerd zijn op schattingen, werkt de tool met drie scenario’s: een negatief, een realistisch en een positief scenario. Deze scenario’s kun je desgewenst nog aanpassen zodat ze beter aansluiten op jouw specifieke situatie.
Waarschuwing: de ROI Indicator is ontwikkeld om bedrijven globaal inzicht te geven in de kosten en baten van een TMS en de financiële effecten daarvan. De tool kan worden gebruikt om een businesscase te onderbouwen of om een TMS-project intern te presenteren, maar niet om de keuze voor wel of geen TMS uitsluitend hierop te baseren. Dat zou onvoldoende recht doen aan de strategische en organisatorische voordelen die een TMS kan bieden.