Bij het optimaliseren van processen en het nemen van beslissingen moet de rol van data niet worden onderschat. Twee belangrijke soorten data die in een softwaresysteem een centrale rol spelen zijn stamdata en transactionele data. Inzicht in deze datatypen en hun onderlinge relatie zorgt voor data waarmee logistieke processen goed uitgevoerd kunnen worden.
Stamdata in de logistiek
Stamdata, ook wel bekend als masterdata, is de fundamentele en relatief stabiele informatie die gebruikt wordt in logistieke processen. Deze data veranderen niet vaak en zijn de basis voor verschillende operaties en transacties. Je kunt een nieuw softwaresysteem niet in gebruik nemen, voordat de stamdata aanwezig is. Daarnaast neemt de hoeveelheid stamdata toe naarmate een bedrijf langer met een softwaresysteem werkt. Enkele voorbeelden van stamdata in logistieke softwaresystemen zijn:
- Productgegevens: afmetingen, gewicht, verpakkingseenheden
- Leveranciersgegevens: namen, adressen, contactinformatie
- Klantgegevens: adressen, voorkeuren, contractuele afspraken
- Locatiegegevens: magazijnen, distributiecentra, winkels
- Voertuiggegevens: type, kenteken, capaciteit, kenmerken
- Persoonsgegevens: medewerkersnummer, beschikbaarheid
Transactionele data in de logistiek
Transactionele data zijn de dynamische gegevens in het softwaresysteem die continu worden gegenereerd tijdens de uitvoering werkzaamheden. Deze data veranderen voortdurend, nemen toe naarmate er meer werk wordt uitgevoerd en geven inzicht in de dagelijkse operaties. Bij transactionele data in logistieke softwaresystemen kan je bijvoorbeeld denken aan:
- Ordergegevens: bestellingen, hoeveelheden, afleverdata
- Voorraadmutaties: in- en uitslagen, verplaatsingen
- Transportgegevens: ritten, routes, laad- en lostijden
- Pickinggegevens: gepickte items, tijden, locaties
- Leveringsgegevens: afleveradressen, tijdvensters, statussen
Uitdagingen en databeheer
Naarmate een bedrijf langer werkt met een softwaresysteem, neemt de hoeveelheid data toe. Dit biedt kansen; zo kun je met grotere hoeveelheden data uitgebreidere analyses maken, voorspellingen maken en historie terug zien. Maar het gebruiken en beheren van stamdata en transactionele data in logistieke softwaresystemen zorgt ook voor enkele uitdagingen:
- Datakwaliteit: Er moet continu aandacht zijn voor goede datakwaliteit. De informatie is het softwaresysteem moet altijd nauwkeurig, actueel en compleet zijn. Dit kan door regelmatige controles en updates uit te voeren en daarnaast duidelijk afspraken te maken over hoe data in het systeem verwerkt moet worden.
- Data standaardisatie: Door data te standaardiseren en standaard werkwijzes met data te bepalen, blijft de data bruikbaar en toegankelijk. Implementeer standaardformaten in het softwaresysteem en beschrijf definities voor alle datatypen. Een voorbeeld daarvan is een voertuigkenteken altijd met streepjes (XX-XX-XX) wordt geschreven in plaats van spaties (XX XX XX).
- Dataveiligheid: Waardevolle data voor je bedrijf is ook interessant voor cybercriminelen. Bescherm daarom gevoelige informatie altijd met voldoende beveiligingsmaatregelen. Zoals persoons- en contactgegevens.
- Data integratie: Alleen data van goede kwaliteit kun je eenvoudig uitwisselen met andere partijen zoals klanten en leveranciers. Zorg daarom voor een directe integratie tussen verschillende softwaresystemen en databronnen.
- Data-analyse: Investeer in data analyse software en de vaardigheden van medewerkers om zo waardevolle inzichten uit de data te kunnen halen.
