Wat is EDI?
EDI, oftewel Electronic Data Interchange, is een overkoepelende term voor het elektronisch uitwisselen van gestandaardiseerde gegevens. Met EDI worden gegevens direct tussen softwaresystemen uitgewisseld zonder de tussenkomst van mensen. Dit gebeurt in een gestandaardiseerd formaat, waardoor verschillende systemen met elkaar kunnen communiceren. In de ICT wordt daarom ook vaak gesproken over een EDI-koppeling. Door middel van EDI kunnen onder andere orders, facturen, verzendberichten en voorraadgegevens uitgewisseld worden.
Voordelen van EDI in de logistiek
- Geautomatiseerde processen
EDI neemt de handmatige invoer van gegevens weg, waardoor processen 24/7 kunnen doorgaan zonder tussenkomst van mensen. Dit vermindert de kans op fouten en zorgt voor meer efficiëntie.
- Kostenbesparingen
Door het automatiseren van administratieve taken dalen de arbeidskosten. Bovendien zorgt EDI voor minder fouten en meer nauwkeurigheid waardoor ook deze kosten verminderen.
- Snellere doorlooptijden
Met EDI worden gegevens vrijwel direct uitgewisseld. Dit leidt tot snellere orderverwerking en kortere levertijden.
- Betere voorraadbeheersing
Real-time uitwisseling van voorraadgegevens zorgt ervoor dat bedrijven dit beter kunnen beheren in hun softwaresystemen en leveringen makkelijker kunnen uitvoeren volgens de klanteisen.
- Meer klanttevredenheid
Omdat met behulp van EDI de processen sneller en nauwkeuriger zijn, kan er een betere service aan de klant geleverd worden. Voorbeelden zijn een nauwkeurige orderstatus en tijdige leveringen.
- Betere zichtbaarheid in de supply chain
Met EDI krijg je inzicht in de status van orders, zendingen en voorraden. Hierdoor kan je sneller beslissingen nemen en planningen maken die een verbetering zijn voor de gehele supply chain.
- Milieuvriendelijker
Doordat uitwisseling van informatie op papier door EDI kan worden vervangen, draagt EDI bij aan de verduurzaming van logistieke processen.
Implementatie van EDI
De implementatie van EDI vereist een zorgvuldige aanpak. Bedrijven moeten namelijk investeren in de juiste digitalisering om EDI-koppelingen te kunnen gaan gebruiken. Een goede start is het analyseren van de huidige processen en de handmatige informatiestromen tussen softwaresystemen. Met deze analyse kun je bepalen welke informatiestromen het meest geschikt zijn om te digitaliseren met EDI.
Neem vervolgens contact op met je huidige ICT-leveranciers om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor EDI-koppelingen. Stel je wilt informatie uitwisselen tussen je ERP en WMS, dan zul je die leveranciers hierop moeten bevragen. Hierbij is het belangrijk om goed voor ogen te hebben wat jouw doelen zijn en wat de business case is van de oplossing. Het implementeren van een EDI-koppeling is werk voor een ICT expert, kost dus geld, maar levert ook baten op zoals eerder genoemd in de voordelen.
Een ICT expert moet precies weten welke data je wilt uitwisselen tussen de twee softwaresystemen. Met andere woorden: maak duidelijk welke informatievelden je wilt versturen en welke informatie je terug wilt ontvangen. Belangrijk hierbij is standaardisatie. Het bericht moet altijd hetzelfde formaat zijn en het is daarom slim om hier afspraken over te maken.
Voordat je met grote hoeveelheden data de EDI-koppeling gaat gebruiken, is het verstandig om eerst een aantal tests uit te voeren en de uitkomsten goed te controleren. Dit helpt om eventuele problemen vroegtijdig te herkennen en op te lossen. Zo zal de overgang naar automatisch informatie uitwisselen soepel verlopen. Tot slot is het belangrijk om de prestaties van de EDI-koppeling te blijven monitoren en te onderhouden. Op deze manier kan je, waar nodig, optimaliseren.
