Digitalisering voor en door terminals: netwerkbijeenkomst bij DFDS Seaways

Hoe ziet digitalisering eruit voor terminals? Welke uitdagingen kom je tegen in de transitie naar digitalisering en welke kansen zijn er? Soms wil je over deze vragen en ideeën die er spelen, sparren met andere en gelijkgestemde bedrijven. Samen weet je meer dan alleen en je begrijpt van elkaar waar je vandaan komt. Vanuit deze visie organiseerden we als Logistiek Digitaal een netwerkbijeenkomst voor terminals: voor én door terminals. We waren te gast bij DFDS Seaways in Vlaardingen.

Nabij de Rotterdamse haven werden we bij DFDS Seaways ontvangen door Richard van Kleef, General Manager van de terminal in Vlaardingen met zijn collega Marcela Zweedijk, Terminal Operations Coördinator. Dagelijks vaart DFDS vanuit deze terminal naar Immingham en Felixstowe, in het Verenigd Koninkrijk. In de verte ligt het schip Hollandia Seaways, een van de grootste uit de vloot van DFDS, al klaar. Zij zal gedurende de middag geladen worden voor vertrek in de avond naar Engeland. Omdat zij pas ’s avonds weer vertrekt naar Engeland, heeft Richard geregeld met de kapitein dat wij onze bijeenkomst op de brug van het schip mogen houden. Het is een koude, maar prachtige zonnige dag, wat betekent dat er een mooi uitzicht is in alle windstreken. Richard: “De druk ligt hoog om dagelijks op tijd te vertrekken en de ene dag gaat het makkelijker dan de andere dag. Maar een ding is zeker, we varen altijd! Dus ook op feestdagen en ook als het stormt zoals een paar weken geleden tijdens storm Henk. De kapitein geeft ons een signaal dat de trailers dan extra goed vastgezet moeten worden, maar niet varen is eigenlijk geen optie.”

DFDS heeft de afgelopen jaren een behoorlijke digitale transitie doorlopen, iets waar Richard ‘wel urenlang over door kan praten’, vertelt hij. Marcela en hij hebben een aantal digitaliseringsprojecten afgerond, maar ze hebben nog veel meer ideeën waar ze de komende jaren mee aan de slag willen gaan. De verdere ontwikkeling van de DFDS-app is hier een voorbeeld van, waarbij chauffeurs die aan de poort alle gegevens van hun trailer invullen direct een locatie aangewezen krijgen om af te koppelen. Momenteel verloopt 85% van dit proces volledig automatisch, zonder tussenkomst van beveiliger of terminalmedewerker, met als doel om dit percentage verder te verhogen. Ook zijn de terminaltrekkers waarmee rondgereden wordt, uitgerust met een speciale scanner die kan detecteren wanneer een trailer niet op de juiste plek is gezet door een chauffeur. De locatie van de trailer wordt automatisch in het systeem aangepast en op die manier zijn er geen zwervende trailers op het terrein te vinden. Voorheen waren dit processen die handmatig uitgevoerd moesten worden. 

‘Wij hebben de stap genomen om met enkele van onze grootste klanten de proef met E-CMR aan te gaan. Als dit goed loopt, kunnen we dit ook met andere klanten gaan doorvoeren.’

Soms worden er ook veranderingen doorgevoerd, omdat de omstandigheden veranderen. Zo heeft Corona voor veel bedrijven in de hele wereld een groot effect gehad op de digitalisering binnen het bedrijf. DFDS heeft tijdens de corona-periode geprobeerd om de E-CMR als standaard te introduceren in Vlaardingen, in plaats van de papieren vrachtbrief. Dit bleek een grotere uitdaging dan van tevoren gedacht. 'Na een maand kwamen de eerste klachten binnen van klanten die een papieren versie met handtekening nodig hebben, om het weer door te kunnen factureren naar hun klanten. Al snel werden we gevraagd om weer terug te gaan naar de oude werkwijze.' Voor de andere aanwezigen klinkt dit bekend in de oren. Ook zij hebben de wens om over te stappen naar de E-CMR, maar het proces gaat moeizaam omdat niet alle bedrijven in de keten er klaar voor zijn. Sjoerd de Rover van BTT Multimodal: ‘Wij hebben de stap genomen om met enkele van onze grootste klanten de proef met E-CMR aan te gaan. Als dit goed loopt, kunnen we dit ook met andere klanten gaan doorvoeren.’

Ook wordt er gesproken over de veranderingen naar aanleiding van Brexit, hierdoor is het proces bij de Duane voor trailers van en naar het Verenigd Koninkrijk ingewikkelder geworden en hierdoor is de gemiddelde tijd van een trailer op de terminal omhoog gegaan. DFDS analyseert de gegevens en welke trailers langer op de terminal blijven staan. Hiermee kunnen deze trailers op een efficiëntere plek weggezet worden. Momenteel is dit nog een handmatig proces, wat in de toekomst ook gedigitaliseerd kan worden. 

Naast Corona en Brexit, is er de afgelopen jaren veel aandacht geweest voor de uitstoot van CO2. Hier wordt nog eens extra kracht achter gezet door de nieuwe CSRD-regeling. Ook dat zijn zaken waar bedrijven creatief mee om moeten gaan. Zo hebben ze in Vlaardingen hun vaarschema kunnen aanpassen, waardoor er een CO2-reductie van 10% heeft plaatsgevonden.

Een van de gezamenlijke uitdagingen die door de deelnemers werd aangekaart, is nog altijd de administratieve rompslomp waarmee ze dagelijks te maken hebben. Papierloos werken is een prachtig doel waar naartoe wordt gewerkt, maar het is op dit moment nog niet volledig haalbaar. Een van de administratieve taken die DFDS heeft aangepakt, is het schadeformulier. Voorheen werd er fysiek een formulier ingevuld, maar ICT-ontwikkelaars binnen het bedrijf hebben een applicatie ontwikkeld via Microsoft 365 waarmee de schade digitaal wordt verwerkt. Het is dus niet altijd nodig om nieuwe software aan te schaffen, maar kijk naar de mogelijkheden binnen de huidige programma’s. Daarbij is het overigens wel noodzakelijk om mensen in dienst te hebben, die het leuk vinden en de vaardigheden hebben om hiermee aan de slag te gaan.

De netwerkbijeenkomst benadrukt het belang van samenwerking en kennisdeling. Het delen van ervaringen en bespreken van uitdagingen, leidt tot gezamenlijke groei. Bedankt aan alle aanwezigen voor jullie komst en bijdrage en in het speciaal Richard en Marcela, voor jullie gastvrijheid en dat jullie ons uitgebreid hebben meegenomen in de digitalisering bij DFDS.

Dit artikel is geschreven door Tessa Leijssenaar, adviseur digitalisering. Heb je vragen over het artikel of wil je graag verdiepende informatie? Stel Tessa een vraag of plan een persoonlijk gesprek in.