Vroeg of laat staan gebruikers van logistieke software voor de vraag: moet ik mijn bestaande softwaresysteem upgraden of is het tijd voor een compleet nieuw systeem? We begrijpen dat dit een lastige keuze is waar veel factoren een rol spelen om een goede keuze te kunnen maken. Deze keuze kunnen we vergelijken met het verbouwen van je huis of het verhuizen naar een nieuwe woning.
Net als bij een huis, is de eerste stap het beoordelen van de huidige staat (van de software). Is het fundament nog solide? Zijn er slechts enkele 'cosmetische' updates nodig, of kamp je met fundamentele problemen die de dagelijkse operaties belemmeren? De huidige staat van een softwaresysteem kun je beoordelen op basis van de algehele tevredenheid over de volgende onderwerpen:
Een softwaresysteem moet allereerst goed ondersteunen in het uitvoeren van jullie (logistieke) bedrijfsprocessen. Heeft het softwaresysteem de functionaliteiten die jullie nodig hebben standaard, is het op maat gemaakt of bevat systeem juist te veel functionaliteiten? Verder moet het systeem gebruiksvriendelijk zijn en voldoende mogelijkheden bieden tot het maken van koppelingen met andere softwaresystemen. Vraag je daarnaast af of het softwaresysteem nog in de toekomst passend is en aansluit bij jullie toekomstplannen. Een modern systeem is bijv. bereikbaar via verschillende werkplekken (in de cloud), fouten in de software worden hersteld en het systeem wordt voortdurend innovatiever.
Goed functionerende software is net zo belangrijk als een goede samenwerking met de leverancier. Vraag je daarom altijd af of de leverancier een fijne samenwerkingspartner is. Kun je ze altijd bereiken en worden je vragen goed beantwoord? Hebben ze een proactieve houding of juist reactief? Volledig tevreden zijn met logistieke software kan alleen wanneer je met de leverancier kan samenwerken als een partner.
Er is een groot verschil in aanbod van logistieke software en daarom ook in prijscategorieën en -modellen. Wat zijn de huidige (onderhouds)kosten van het systeem en zijn deze nog in verhouding met de baten? Natuurlijk is software een investering waar de business niet altijd makkelijk te maken is, maar het moet wel passen bij de financiële mogelijkheden van jullie bedrijf. Ook hier kun je je afvragen of jullie software ‘huis’ een villa moet zijn of een rijtjeshuis.
Als je inzicht hebt in de tevredenheid over het huidige softwaresysteem en de vragen kunt beantwoorden, ben je al een stukje dichter bij je beslissing.
Het upgraden van de bestaande software is vergelijkbaar met het renoveren van je huis. Dit is iets anders dan een update, waarbij er slechts kleine aanpassingen plaatsvinden. Bij een upgrade blijf je klant bij je huidige softwareleverancier, maar ga je over naar een nieuwere versie van de software. Dit kan de juiste oplossing zijn wanneer:
De voordelen van upgraden kunnen zijn:
Het vervangen van de logistieke software is als verhuizen naar een nieuw huis. Je start hierbij een zoektocht naar nieuwe software én een nieuwe leverancier, waarna je een implementatieproject start. Dit kan de juiste oplossing zijn wanneer:
De voordelen van vervangen kunnen zijn:
Bij het maken van deze beslissing moet je rekening houden met een aantal factoren, zoals ze ook al grotendeels werden beschreven bij het beoordelen van de huidige software.
Het is belangrijk om een softwaresysteem te kiezen die goed past bij jullie bedrijfsprocessen. Dus onderzoek of functionaliteiten standaard in de software worden aangeboden, of dat er maatwerk nodig is. Een andere overweging die je mee moet nemen in je besluit is de toekomstbestendigheid van de keuze. Je wilt namelijk een oplossing die niet alleen voldoet aan je huidige behoeften, maar ook kan meegroeien met je bedrijf en zich kan aanpassen aan veranderende marktomstandigheden.
Weeg ook mee in de beslissing de mate waarin de geüpgradede of nieuwe software kunnen integreren met je bestaande systemen. Goed werkende koppelingen met softwaresystemen die je niet overweegt te vervangen, zijn van belang voor een soepele overgang en efficiënte bedrijfsvoering. Beoordeel daarnaast de potentiële verstoring van je dagelijkse operaties. Zowel een upgrade als een vervanging kan namelijk impact hebben op je bedrijfsprocessen.
De kosten van de verschillende opties zul je moeten onderzoeken en zorgvuldig vergelijken. Daarbij kijk je zowel naar de directe uitgaven voor het upgraden of aanschaffen van een nieuw systeem, maar ook naar de kosten voor het implementatieproject, de training, uren van betrokken collega’s en het onderhoud.
Tot slot mag je de menselijke factor niet onderschatten; denk daarom goed na over hoe je team zal reageren op de veranderingen en hoe je hen kunt ondersteunen in dit proces. Welke keuze er ook gemaakt wordt.
Net als bij de beslissing om te verbouwen of te verhuizen, is er geen goede of foute keuze. Het hangt af van de specifieke situatie, behoeften en toekomstvisie.
Als de huidige software een sterke basis heeft en goed aansluit bij de bedrijfsprocessen, kan een upgrade de meest efficiënte oplossing zijn. Het is als het renoveren van een huis met goede fundamenten - je behoudt wat werkt en verbetert waar nodig.
Aan de andere kant, als het huidige systeem de groei belemmert of niet meer aansluit bij het bedrijf, kan een compleet nieuw systeem de betere investering zijn. Dit is vergelijkbaar met verhuizen naar een nieuw huis dat beter past bij jouw veranderende levensstijl en toekomstplannen.